档案管理标准作业程序.doc

档案管理标准作业程序

档案管理标准作业程序 　
一、目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、适用范围 适用于物业部各类档案的管理。

三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。

2、行政部经理监督档案管理的实施工作。

3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

四、程序要点
1、档案的编号 (1)公司、物业部编号： ①物业部编号为：WY（英文缩写）。
(2)部门编号： ①办公室； ②财务部； ③事务处； ④工程处； ⑤护卫处； (3)年份编号：引用年份序号2000、200
1、2002……。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字00
1、00
2、003……。
(5)档案编号举例： ①物业部编号： ※※※※※※※※※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 ②物业部编号： ※※※※※※※※※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号
2、档案的分类 (1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：①行政、人事类； ②财务类； ③公共事务类； ④保洁类； ⑤园林绿化类； ⑥机电维修类； ⑦经营类； ⑧品质类。
(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情 况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。
根据 物业管理的物性，我们采用组织机构问题分类法，如： 收文类 发文类 合同类 ①　办公室 员工人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 ②　财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同类 收文类 发文类 业主档案类 ③　事务部 员工档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类 ……
3、立卷与编制目录 (1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合