广州铭展提供参展准备工作倒计时的计划表.doc

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参展展会准备工作倒计时的计划表 （一）１２个月前 （１） 从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全 １２４ 年展览计划； （２） 与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料； （３） 选定场地（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）； （４） 了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。
（二）９个月前 （１） 设计展览结构； （２） 取得展览管理公司的设计批准； （３） 选择并准备参展产品； （４） 与国外潜在客户及目前顾客联络； （５） 制作展览宣传册。
（三）６个月前 （１） 以广告或邮件等进行推广活动； （２） 确定旅行计划； （３） 支付展览场地及其他服务所须预先付款； （４） 复查公司的参展说明、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译； （５） 安排展览期间翻译员； （６） 向服务承包商及展览组织单位订购广告促销。
（四）３个月前 （１） 继续追踪产品推广活动； （２） 最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签， 赠送给索取样品的客商； （３） 将展位结构设计做最后的决定； （４） 计划访客回应处理程序； （５） 训练参展员工； （６） 排定展览期间的约谈； （７） 安排展览现场或场外的招待会； （８） 购买外汇。
（五）４天前 （１） 将运货文件、展览说明及传单等额外影印本放入公事包； （２） 搭乘飞机至目的地。
（六）３天前 （１） 抵达，饭店登记； （２） 视查展览厅及场地； （３） 咨询运输商，确定所有运送物品的抵达； （４） 指示运输承包商将物品运送至会场； （５） 连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪； （６） 与展览组织代表连络，告知通讯方法；（７）访问当地顾客。
１２５ （七）２天前 （１） 确定所有物品运送完成； （２） 查看所订设备及所有用品的可得性及功能； （３） 布置展位； （４） 将所有活动节目做最后的决定。
（八）１天前 （１） 将摊位架构、设备及用品做最后的检查； （２） 将促销